С ростом количества договоров в организации возникает необходимость систематизировать и вести их учет. Навести порядок в договорах помогает специальный журнал учета и регистрации договоров.
На практике применяют два способа ведения журнала учёта и регистрации договоров: классический и прогрессивный (подробнее на рис.1).
Рис.1. На практике применяют два способа ведения журнала учёта и регистрации договоров.
Наглядно классический способ можно представить следующим образом:
Рис.2 Классический метод ведения журнала учёта и регистрации договров
В данном случае создаётся множество папок и файлов (Word/Excel) по договорам. Формирование нужного журнала договоров и отчётов происходит путём ручной обработки нескольких файлов из разных папок.
Для поиска информации по договорам также перебираются различные файлы и папки.
Данный метод не позволяет получать уведомления о запланированных действиях по договорам (например: очередной платёж по договору, согласование, исполнение).
Наглядно прогрессивный способ можно представить следующим образом:
Рис.3 Прогрессивный метод ведения журнала учёта и регистрации договров
В данном случае используется
отдельная программа для учёта договоров, которая позволяет объединить в одном месте все действия.
Подробнее:
- Хранение файлов в word/excel
- Формирование журнала договоров и отчётов
- Поиск информации по договорам
- Уведомления и напоминания
- Совместная работа
Результаты опроса, проведённого среди специалистов по учёту договоров:
Как показали результаты опроса, проведённого среди специалистов по учёту договоров, за два года наблюдается рост числа специалистов, предпочитающих «прогрессивный» метод к ведению журнала по учёту и регистрации договоров.
Рис.4. Результаты опроса, проведённого среди специалистов по учёту договоров.
Следующим этапом опроса стало выявление причин перехода от классического метода к прогрессивному. Среди них специалисты подчеркнули следующие недостатки классического метода(подробнее на рис.5)
Рис.5.Причины использования специальных программ
для ведения журнала учёта и регистрации договоров
В зависимости от целей (подробнее на рис.6) формируются журналы учёта и регистрации договоров с различными столбцами, отражающие определённые параметры.
Например: номер договора по порядку; номер и дата подписания договора; полное наименование контрагента; предмет соглашения; период действия документа; общая сумма соглашения.
Рис.6. Основные цели ведения журнала учёта и регистрации договоров
А как в Вашей организации сейчас ведётся журнал договоров?
Попробуйте новый способ формирования журнала договоров.
Программа позволяет сформировать структурированный журнал учёта и регистрации договоров со всей необходимой
информацией: номер, дата заключения, контрагенты, исполнители, согласователи, графики платежей, предмет договоров и другие параметры; связать с каждым договором неограниченное число файлов различных форматов, например текст договора в формате DOC или отсканированные копии платежных документов.
