ПОРЯДОК И БЕЗОПАСНОСТЬ В ХРАНЕНИИ ДОГОВОРОВ.

В каком виде Вы храните договоры, и кто за ними следит? Если Вы до сих пор ведёте бумажные архивы договоров или храните документы в файлах (сканы, Excel, Word) в папках на компьютерах, то негативные стороны такого подхода: отсутствие конфиденциальности и организованности в хранении договоров (включая документов по ним).

Единственным способом, который отвечает современным критериям по безопасному хранению договоров, является использование специальной прикладной программы* по учёту договоров. Именно отдельная программа позволяет наиболее полно охватить весь спектр параметров, условий и данных, используемых в договорной деятельности. Более того применение отдельной программы для договоров позволяет организовать многопользовательский (сетевой) режим с разделением прав доступа.

Одной из таких программ является ПО «Договор Партнер». Данный программный продукт позволит Вам легко и доступно организовать безопасное хранение договоров.

БЫСТРЫЙ ПОИСК.

В работе специалиста по ведению договоров зачастую возникает ситуация, необходимо предоставить информацию по договору, либо найти и распечатать утерянный договор. Причём, как правило, сделать это необходимо срочно.

Без использования специальной программы для учёта договоров, для поиска нужной информации требуется перебирать различные файлы и папки на рабочем компьютере либо приходится искать информацию в бумажных архивах. Очевидно, данный способ не является самым быстрым и надёжным.

В специальных программах для учёта договоров Вы можете вести гибкий поиск, позволяющий быстро найти необходимый договор или информацию в справочниках по любым параметрам за определённый период времени.

Одной из таких программ является ПО «Договор Партнер». Поиск в программе «Договор Партнер» может работать как по сводной таблице (с договорами, или, например, письмами) – то есть он играет роль фильтра, так и глобально – по всей программе. Если вам нужна сортировка или конкретные данные по определенным договорам, то всего в один клик вы можете создать параметры поиска. И в режиме реального времени программа выберет нужные вам договора.

УВЕДОМЛЕНИЯ И НАПОМИНАНИЯ

Зачастую в работе любой организации контролировать сроки довольно сложно. Множество договоров требует исполнения различных задач по ним, которые нужно исполнять в срок. Например, платежи, которые необходимо вовремя провести.

Без использования специальной программы для учёта договоров сложно зафиксировать различные задачи и оперативно довести до исполнителей.

Какие же возможности контроля сроков предлагают специальная прикладная программа для учёта договоров?

Во-первых, напоминание в самой программе. За определенный момент времени, который вы можете настроить сами, программа оповестит о необходимости оплаты/завершения договора. Также можно будет проследить этапы согласования документов и оповестить об окончании процесса.

Во-вторых, программа позволяет настроить отправку уведомлений на электронную почту ответственного лица. Программа «Договор Партнер» позволяет с помощью нескольких движений использовать напоминания как в самой программе, так и в почте.

СОГЛАСОВАННОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

В некоторых организациях учёт договоров ведёт несколько сотрудников одновременно. Если коллеги ведут разные бумажные архивы договоров или хранят документы в файлах (сканы, Excel, Word) в папках на разных компьютерах, то не обеспечивается оперативная координация и согласованность между сотрудниками.

Когда в организации в работе нескольких сотрудников применяется отдельная программа по учёту договоров, то это позволяет избежать следующих проблем:

1. Если один из сотрудников вносит изменения в определённый договор, то коллеги не узнают об этом оперативно;
2. Медленное согласование договора между различными сотрудниками;
3. Каждый из специалистов может применять свои правила учёта договоров (например, разные названия файлов и папок), что усложняет быстрый поиск определённого документа из-за отсутствия унификации в правилах учёта документов;
4. Отсутствие оперативного формирования сложного (консолидированного) отчёта по договорам по всей организации. Программа «Договор Партнер» позволит Вам легко и удобно организовать работу нескольких сотрудников с единой базой данной по договорам и избежать указанных выше проблем.

ОТЧЕТЫ

Задумывались ли Вы, сколько времени требуется для создания отчёта по договорам? Формирование отчетов – одна из важных задач в договорной деятельности. И лучше всего, если необходимый отчёт любой сложности можно сформировать в максимально короткие сроки. Что если необходимая информация о договорах разбросана по разным файлам, а вам надо ее собрать и объединить, отсортировав по какому-то признаку, например, по контрагенту. Если делать все это вручную, на такую работу может уйти полдня.

Быстрое формирование отчётов возможно при использовании специальной программы для работы с договорами. Программа «Договор Партнер» интуитивно понятна и доступна для понимания абсолютно любым сотрудником. С помощью данной программы Вы можете сформировать как простые отчёты, так и произвольные сложные отчёты по интересующим Вас параметрам.

ВЕДЕНИЕ БЕЗОПАСНОГО АРХИВА ДОГОВОРОВ.

Очевидно, что хранение договоров в бумажных архивах не гарантирует полной безопасности сохранности документов. Поэтому рекомендуется резервировать данные в электронном виде. Учитывая требования закона «О защите персональных данных», актуальным становится вопрос соответствия программных средств этим требованиям.

Специалисты по безопасности данных утверждают: важно хранить персональную информацию по договорам на рабочих компьютерах организации. Это должен быть внутренний сервер либо локальный компьютер внутри организации, а не удаленный интернет-сервер (т.н. «облачные решения») для хранения персональных данных по договорам.

Программа «Договор Партнер» соответствует Закону «О защите персональных данных». Она не требует постоянного подключения к интернету, поскольку устанавливается на рабочем компьютере организации локально и доступ к ней осуществляется через пароль. Тем самым гарантируется полная безопасность хранения персональных данных.

Как мы обеспечиваем наши преимущества, которые не могут предоставить другие разработчики программ?

Наша компания работает по собственной уникальной модели, в основе которой мы заложили базовые принципы:

1. Мы разработчики собственной программы, которая изначально создавалась для специалистов по договорной деятельности и воплотила в себе их пожелания, в отличие от других программ, которые происходят из бухгалтерских или правовых систем.

2. В процессе разработки были опрошены сотни пользователей программы (руководители и специалисты по договорам). В результате обратной связи от пользователей была выработана особая и эффективная методика работы с договорами, которая легла в основу программы «Договор Партнер».

3. Мы работаем напрямую с пользователями без посредников. Это позволяет сделать программу доступной для любой организации, а также оперативно и компетентно поддерживать всех наших пользователей напрямую.

И самое главное: проработав на рынке разработки программного обеспечения без малого 10 лет, мы выработали особенный подход к клиенту, который можно описать тремя существительными: внимание, уважение, пунктуальность.