Отношения любой организации с другими юридическими или физическими лицами строятся на основе договоров. Определение договора дается в ст. 420 ГК: это соглашение о начале, исполнении, изменении или завершении конкретных обязательств, которое два человека или группа людей заключили между собой. Участниками или сторонами договора могут быть физические и юридические лица.

Договор и все сопровождающие документы относятся к т.н. «договорной документации» или «договорно-правовым документам».

С точки зрения юриспруденции, договор можно отнести к документу, целью которого является зафиксировать следующие три ключевых момента:

• Соглашение между стороны.
• Права сторон.
• Обязанности сторон.

В зависимости от назначения, договоры подразделяются на два вида:

• Гражданско-правовые (регулируются гражданским законодательством).
• Трудовые (регулируются трудовым законодательством.

В независимости от вида договора, на практике требуется составление дополнительных сопровождающих документов. Состав и содержимое договорной документации может регулироваться законодательством, а также дополнительными пожеланиями сторон. Примером обязательной документации (в соответствии с законом) могут быть документы, удостоверяющие полномочия лица, подписывающего договор (копия устава, копия паспорта, доверенность и т.п.).  Такие документы, как протоколы рабочих совещаний и т.п., относятся к документам, которые не обязательны, но могут быть согласованы сторонами.

Договорная документация включает в себя сам договор, а также все сопроводительные документы: доп.соглашения, протоколы, акты, спецификации, накладные, счета-фактуры и прочие документы, возникающие в процессе исполнения договора.

Классификация договорной документации

Состав договорной документации зависит от вида договора:

• Требования для трудовых договоров регулируются разделом III ТК РФ. К трудовому договору могут прилагаться отдельные приложения или дополнительные соглашения сторон. Данные документы заключатся в письменной форме и составляют часть трудового договора.
• Для гражданского-правовых договоров может фиксироваться следующая договорная документация:
  • Коммерческие предложения.
  • Тендерные документы.
  • Протоколы совещаний сторон.
  • Листы согласований.
  • Проекты договоров.
  • Дополнительные соглашения.
  • Первичные документы (счет, акт, счет фактура, накладная и т.п.).

Необходимо отдельно уделить внимание строительной отрасли. В данной сфере основой являются договоры строительного подряда. Строительная договорная документация обязательно включает в себя проектную и техническую документацию. Данные документы определяют объемы и виды работ, смету и стоимость. К договорной документации в строительстве также относится графическая информация, содержащая сведения о конструктивных и технических решениях.

До начала формирования основной договорной документации, сторонами договора обмениваются т.н. т.н. «удостоверяющей договорной документацией»:

• Для юридических лиц:
  • Копии учредительных документов.
  • Копию документа, подтверждающего полномочия руководителя.
  • Копия свидетельства о гос.регистрации юр.лица и прочие документы.
  • Для физических лиц:
    • Копия паспорта.
    • Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
    • Банковские реквизиты.
    • Копия СНИЛС и прочие документы.

Копии «удостоверяющей документации» рекомендуется хранить вместе с основными «договорно-правовыми документами» и при передаче их в архив, подшивать в одно дело.

В процессе договорных отношений важно документально фиксировать все изменения по объемам, стоимости работ и т.п. К таким документам необходимо относиться серьезно, так как они юридически подтверждают значимость изменений. На практике, на начальном этапе собирают «преддоговорную документация», после чего согласовывают проект договора и формирует первый пакет договорных документов:

• Проект договора.
• Документы от контрагента.
• Лист согласования.
• При необходимости можно приложить пояснительную записку.

Количество сотрудников, которые отвечают за согласование договора, зависит от размера организации. Как минимум, согласование должно пройти через:

• Юриста.
• Финансового директора.
• Бухгалтера.
• Руководителя заинтересованного отдела.

После завершения согласования, договор готовится к подписанию.
В процессе исполнения договора документация будет включать в себя:

• Дополнительные соглашениия.
• Первичные документы (т.н. "первичка").
• Спецификации.

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться.  Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

• Договор.
• Счет на оплату.
• Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
• Товарная накладная.
• Акт выполненных работ или оказанных услуг.
• Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

При работе с договорной документацией рекомендуется придерживаться следующих правил:

• Документы должны быть понятными и трактоваться однозначно. Не должно быть двусмысленности и недоразумений. Используйте точные определения для исключения разночтений.
• Полнота и детальность. Договоры должны содержать полные и детальные сведения (условия и положения), определяющие права и обязанности сторон. Необходимо предусмотреть механизмы решения споров и разногласий.
• При составлении договоров необходимо учитывать законодательство и юридические требования, действующие в соответствующей юрисдикции.
• Прозрачность и согласованность. Важно обеспечить Документация должна быть прозрачной и согласованной между сторонами. При внесении изменений необходимо согласовать их и фиксировать изменения в документах.
• Обращайтесь за помощью к юристам или специалистам в области договорного права для проверки и сопровождения договорной документации.

Сроки хранения договорной документации

Зачастую, ответственными за договорную документацию являются делопроизводители, бухгалтерии или договорные отделы. Трудовые договоры хранятся в отделах кадров. Исполненные (завершенные) договоры передаются в архив соответствии с локально-нормативными актами организации.  

Сроки хранения договорной документации зависят от вида договора:

• Учредительные договоры, сведения о реорганизации предприятий имеют постоянный срок хранения.
• Договоры и доп.соглашения хранятся 5 лет.
• Расчеты, заключения, справки по договорам хранятся 5 лет.
• Акты, накладные, чеки, квитанции, авансовые отчеты, кассовые документы хранятся 5 лет.

Сроки хранения договорных документов регулируются Перечнем типовых управленческих архивных документов и сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Период хранения бухгалтерский документов установлен Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Порядок хранения договорной документации включает не только соблюдение сроков хранения, но и применение системы архивирования и доступа к документам. Важно создать структурированную систему классификации и индексации договоров для быстрого поиска документов. В этом незаменимым помощником будет применение специального программного обеспечения для формирования реестров договоров и документов.

Вне зависимости от сферы деятельности, у каждой организации формируется множество различных договоров и связанных с ними документов, которые требуют контроля и учета. Можно продолжать хранить и контролировать договоры в различных папках и файлах Excel и Word. Но существует более эффективный способ – это применение специальной программы для учета договоров. Одной из таких программ является «Договор Партнер».