 Регламент — это описание «бизнес-процесса» организации в виде внутреннего документа (например, локально-нормативного акта). Регламент может описывать и определять правила для взаимодействия между подразделениями или порядок работы сотрудников. Строгих требований к разработке регламентов не существует. Каждая организации самостоятельно разрабатывает регламенты в произвольном виде «с нуля» или на основании ГОСТов и т.п.Договорную работу рекомендуется рассматривать как отдельный бизнес-процесс и стремится к увеличению скорости работы с договорами всех заинтересованных сотрудников. Отдельный регламент для договорной работы позволит достичь пять ключевых целей:
- Выделить договорной учет в отдельный бизнес-процесс.
- Ускорить сроки подготовки проектов договоров с последующим согласованием.
- Уменьшить законодательные (правые) риски.
- Обеспечить защиту интересов.
- Повысить качество управленческих решений, так как договорной учет становится более прозрачным и контролируемым.
Оформление регламента (положения) о договорной работе
Регламент о договорной работе оформляется в виде положения, которое определяет правила договорного учета в организации. Положение может включать один общий локально-нормативный акт или включать несколько связанных локально-нормативных актов, каждый из которых описывает отдельный этап (например, проверка контрагентов, согласование договора, претензионно-исковая работа и т.п.).
Законодательство не регулирует формат (шаблон) для положения о договорной работе. Формулировки в данном положении определяются каждой организацией самостоятельно. Ниже приведена одна из рекомендаций по разделам, которые можно указать в положении:
- назначение и область применения;
- правила проверки контрагентов;
- порядок подготовки проектов договоров;
- правила согласования договоров внутри организации;
- правила согласования договоров с контрагентом;
- порядок подписания и исполнения договоров;
- порядок претензионно-исковой работы.
В первых пунктах положения о договорной работе необходимо обозначить:
- цели и назначение данного регламента;
- кому предназначено;
- можно указать на какие договоры распространяется положение (например, «настоящее положение не распространяется на договоры, заключаемые путем оплаты счета на сумму не свыше 100,0 тыс. руб»).
Вначале положения рекомендуется также определить значения некоторых терминов, таких как:
- руководитель подразделения (отдел);
- ответственное подразделение (отдел);
- проект договора;
- согласователь;
- исполнитель;
- контрагент;
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП);
- и прочие термины, связанные с договорной работой.
Положение о договорной работе — это подробный регламент, определяющий шаги и действия работников, включенных в договорной учет организации. Чтобы данное положение вступило в силу, его необходимо утвердить одни из двух способов:
- через приказ об утверждении положения;
- или через указание на титульном листе пометки «Утверждаю» с подписью руководителя.
Положение вступит в силу со дня его принятия. После чего необходимо ознакомить всех работников с данным положением.
СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 1)
СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 2)
СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 2)
СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ
Два метода договорной работы
На практике встречаются два метода договорной работы:
- Т.н. «централизованный способ». В данном случае в организации выделяется сотрудников (отдел), ответственных за координацию договорной работы.
- Т.н. «децентрализованный способ». Данный вариант подразумевает, что каждый сотрудник самостоятельно ведет договорную работу по своим документам, начиная от согласования и контроля исполнения.
Вне зависимости от подхода, рекомендуется хранить все договоры и первичные документы в едином архиве (например юристы, канцелярия или секретариат). Бумажные оригиналы в отдельном выделенном месте, электронные копии (сканы, Word, Excel, PDF) в единой базе специального программного обеспечения для учета договоров.
Наличие детальной инструкции по договорной работе в виде регламента снимает зависимость от определенного сотрудника. Так как каждый работник следует строгим правилам и смена сотрудника не будет критичной для деятельности организации.
Обязательной рекомендацией является разделение зон ответственности между отделами и сотрудниками. В зависимости от должностных обязанностей должны быть прописаны правила и инструкции для руководителей, юристов, финансистов, специалистов производства и т.п.
Желательно выделить отдельного сотрудника, для координации и контроля исполнения регламента договорной работы.
Этапы регламента договорной работы
Каждая организация самостоятельно определяется этапность работы с договорами. Можно рассмотреть 8 этапов:
- Решение о необходимости заключения договора.
- Выбор и проверка контрагента (данный этап может включать конкурсные процедуры и переговоры).
- Подготовка проекта договора.
- Согласование договора внутри организации
- Согласование договора с контрагентом.
- Подписание и регистрация договора.
- Исполнение договора с контролем первичной документации.
- Завершение договора и передача договора в архив
Выше приведен обобщенный пример. На практике процесс договорной работы выглядит сложнее и включает больше взаимосвязанных этапов.
На что обратить внимание (этапы, риски, рекомендации)
При формировании регламента договорной работы необходимо уделить особое внимание следующим моментам:
- Какие сотрудники должны проверять контрагентов и полномочия подписантов со стороны контрагента.
- Правила визирования и внесения замечаний по пунктам договорам.
- Последовательность (схемы) согласования договоров сотрудниками или отделами, входящими в группу согласования.
- Срок рассмотрения договора в процессе согласования.
- Правила обсуждения договоров, содержащих коммерческую тайну.
- Соответствие пунктов договора требования законодательства с учетом судебной практики.
- Формирование правил судебно-претензионной работы.
- Анализ возможных рисков и выработать план действий в случае невыполнения партнером своих обязательств.
- Порядок ведения реестров договор, первичных документов.
- Правила формирования отчетов по исполнению договора.
Остановимся подробнее на седьмом пункте из списка выше. Выделим 5 рисков:
- Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
- Завершение сроков полномочий подписантов и прочих ответственных лиц.
- Ошибки в доверенностях.
- Отсутствие специальных лицензий в сферах, где это строго регулируется.
- Нарушение сроков при исполнении договора.
Для уменьшения влияния рисков в договорном учете, рекомендуются следующие действия:
- Проанализируйте существующую модель договорного учета. Выделите ее в отдельный бизнес-процесс.
- Разработайте должностные инструкции для сотрудников, участвующих в договорной работе.
- Сформируйте набор проектов договоров.
- Определите правила согласования.
- Определите зоны ответственности по юридическим и финансовым вопросам.
- Проводите периодические планерки для координации договорного учета для решения возможных спорных вопросов.
Положение о договорной работе поможет повысить эффективность договорного учета на каждом этапе работы. Данный документ не является обязательным для всех компаний, но его наличие предотвратит возможные ошибки, которые могут привести к претензиям и судебным спорам.
Вне зависимости от сферы деятельности и количества сотрудников, у каждой организации формируется множество различных договоров и связанных с ними документов, которые требуют контроля и учета. Можно продолжать хранить и контролировать договоры в различных папках и файлах Excel и Word. Но существует более эффективный способ – это применение специальной программы для учета договоров. Одной из таких программ является «Договор Партнер».
Скачать бесплатную версию программы "Договор Партнер"
| 
