Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются: привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel; простота формирования таблиц в формате Excel; базовые инструменты автоматизации, существующие в Excel (формулы, сортировки и макросы для более продвинутых пользователей). Но существует ряд недостатков, которые не позволяют говорить о т.н. Excel-автоматизации как серьезном подходе к договорному учёту.
Регламент — это описание «бизнес-процесса» организации в виде внутреннего документа (например, локально-нормативного акта). Регламент может описывать и определять правила для взаимодействия между подразделениями или порядок работы сотрудников. Строгих требований к разработке регламентов не существует. Каждая организации самостоятельно разрабатывает регламенты в произвольном виде «с нуля» или на основании ГОСТов и т.п. Договорную работу рекомендуется рассматривать как отдельный бизнес-процесс и стремится к увеличению скорости работы с договорами всех заинтересованных сотрудников.
В любой организации, вне зависимости от сферы деятельности и количества сотрудников, ежедневно формируются собственные документы или присылаются документы со стороны прочих организаций. Это могут быть приказы и распоряжения, деловые письма(корреспонденция), договоры, коммерческие предложения, отчетность и т.п. За определенный период количество документов может достигнуть сотен или нескольких тысяч, а в средней или крупной организации количество исчисляется десятками тысяч документов. По этой причине возникает один из главных вопросов - как долго хранить эти документы? В данной статье постараемся подробнее ответить на данный вопрос.
Неустойка – это штраф, который взыскивается при неисполнении условий договора. Неустойка относится к инструментам гражданско-правовой ответственности. Понятие «неустойки» раскрывается в ст. 330 ГК РФ: «Неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.
В настоящее время термин «тендер» (английское слово tender – «предложение») активно применяется в Российской экономике. При этом, именно данное слово в нашем законодательстве не упоминается. В Гражданском кодексе и законодательстве РФ применяются термины торги, конкурсы и аукционы. По сути, эти термины аналогичны «тендеру». Ключевым назначением тендера является обеспечение свободной и прозрачной конкуренции для заключения договора на с максимальной выгодой для всех сторон. Организатор получит товар или услугу с наилучшими условиями по выгодной цене. А участники получают равные права для участия в конкурентной борьбе.
Отношения любой организации с другими юридическими или физическими лицами строятся на основе договоров. Определение договора дается в ст. 420 ГК: это соглашение о начале, исполнении, изменении или завершении конкретных обязательств, которое два человека или группа людей заключили между собой. Участниками или сторонами договора могут быть физические и юридические лица. Договор и все сопровождающие документы относятся к т.н. «договорной документации» или «договорно-правовым документам».
Если сотрудники хранят рабочую информацию в открытом виде, то важно, чтобы эти данные не попали в открытый доступ для злоумышленников.Чтобы минимизировать потери важной информации и исключить посторонний доступ к персональным данным, необходимо ответить на вопрос – как в организации обеспечивается информационная безопасность, хотя бы на минимальном базовом уровне.
Все современные организации ведут электронный архив договоров. Как минимум, хранение сканов страниц договора на рабочем компьютере уже можно отнести к начальному уровню электронного архива. Ключевыми преимуществами электронного обмена файлами (вместо «хождения» бумаги по сотрудникам) являются ускорение рабочих процессов в плане поиска нужной информации и уменьшение времени на коллективную работу с договорами и контроль их исполнения.
Список поставляемых товаров или оказываемых услуг можно внести непосредственно в текст договора или в дополнительных документах к договору. На практике зачастую, к договору прикладывается отдельное приложение «спецификация». Такое отдельное приложение удобно, например, в случае десятков или сотен товарных позиций с разными единицами измерений и характеристиками. Необходимость отдельных «спецификаций» к договору обуславливается так тем, что договоры часто подписывают как «рамочные соглашения».
Любое сделка между участниками требует заключения договора, в котором фиксируются предмет сделки, права и обязанности сторон, сроки и ответственность. Правильно описанные условия в договоре позволяют избежать ошибок и защитить интересы сторон соглашения. Необходимо отметить, что существование договора не гарантирует его качественное исполнение одной из сторон.
Планирование является основой реализации любого проекта в рамках договора выполнения работ, оказания услуг или строительства. Т.н. «календарный план» (или «календарный график») относится к ключевому элементу планирования. Основная цель календарного плана - контроль реализации проекта в рамках назначенных сроков, этапов и видов работ.
Каждый руководитель или специалист, ежедневно работающий с договорами, обладает собственным уникальным опытом работы. Ключевым вопросом договорного учета является «как повысить эффективность работы с договорами?». Прежде всего, необходимо проанализировать наработанные правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы, которые в первую очередь нужно автоматизировать и упростить их выполнение.
Страницы: 1 | 2 | 3
|
