|
Проведение тендера.
Проведение тендера как способ выбора наиболее адекватного решения стоящей перед компанией задачи, в последнее время становиться распространенной практикой.
Правила и порядок проведения тендеров становятся общепринятыми, а сами тендеры – все более прозрачными.
Причины объявления тендера.
Как правило, компании объявляют тендер по двум причинам.
Первая из них – это корпоративные требования, существующие в организации, в области политики закупок.
Так во многих организациях всего мира принято принимать решение о выборе компании поставщика на основании открытого или закрытого тендера. Сегодня аналогичное требование предъявляется ко всем заказам объявляемым государственными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей.
Вторая причинна – желание компании, организатора тендера, получить лучшее решение за лучшую цену.
Например, компания «АВС» планирует изменить схему продвижения на рынок своего продукта. Если специалисты компании знают, какой результат считается желаемым, какие сроки и цены были бы приемлемы для компании, то они объявляют тендер между различными маркетинговыми агентствами.
Какие тендеры бывают?
Первая разновидность тендера – это «тендер цены».
В этом случае заказчик точно знает, какие виды работ и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А исполнители (участники тендера) выдвигают свои предложения по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене. Этот вид тендеров, как правило, не приносит сюрпризов ни компании-заказчику, ни участникам тендера. Выбор между подрядчиками производиться главным образом по цене.
Второй вид тендеров – это так называемый тендер «открытых решений» (тендер «открытого брифа»). Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании только приблизительно представляют какие виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться так же в том случае если желаемый результат можно достигнуть с помощью различных методов и решений.
В этом случае компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат который желательно достигнуть. Компании участники – со своей стороны предлагают свое видение решения проблемы.
Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.
Как показывает практика, наиболее обоснованной (по крайней мере, в случае сложных решений) становиться двухэтапная модель тендера. На первом этапе которой, компания заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.
Правила подготовки тендера.
Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет свои правила подготовки и проведения.
Для того, что бы компании-участники тендера смогли предложить вам решение, наилучшим образом отвечающее вашим пожеланиям, вам необходимо четко и внятно объяснить им, что вы от них хотите. Ну а что бы сам процесс выбора и пересмотра предложенных решений в вашей компании затянулся во времени и не превратился в дурную бесконечность переговоров и заседаний, вам необходимо четко описать критерии и сроки выбора участников, а затем и победителя тендера.
Перед вами стандартизированный цикл работы над проектом «проведение тендера».
1 этап. Формирование внутри компании списка задач выносимых на тендер и согласование типа организаций принимающих в нем участие. Принятие решения о проведении тендера.
Как показывает практика этот этап совсем не лишний, поскольку от того насколько единым будет понимание задач, выносимых на тендер, различными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работ. Не плохо так же достигнуть взаимопонимания по вопросам, какого рода и масштаба поставщики будут приглашены к участию в тендере, открытым или закрытым он будет.
2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию).
На этом этапе сотрудник, ответственный в компании – заказчике за подготовку и проведение тендера, должен изложить в едином документе цели проекта (проведения тендера) и требования к участникам соревнования.
Такой бриф (Приглашение к участию) затем будет направлен потенциальным участникам тендера для рассмотрения.
Стандартный бриф предполагает следующий состав:
- описание компании-заказчика
- постановка проблемы
- описание желаемого результата
- требования к участникам тендера
- описание формы подачи заявки (критерии документа)
- критерии оценки претендентов
- сроки проведения тендера
Каждая часть из этой заявки является осмысленной и функциональной частью документа. Разумеется, что ваша компания может оказаться от любой из них, или нескольких сразу, но это, лишь затруднит ваше общение с потенциальными поставщиками решений.
Разберем подробнее содержание брифа.
1. Возможно, слава вашей компании велика и необъятна, а может быть вы только еще начинаете свой путь к вершинам бизнес – олимпа, и все же, есть нечто, что обязательно знать провайдеру о вашей компании для успешной подготовки предложения. История компании, ее численность, сектор экономики, в котором вы работаете, вид бизнеса и его специфические особенности - все это будет важным для подготовки персонифицированного предложения. Конечно в брифе нет необходимости описывать историю как говориться «от Адама». Достаточно будет той информации которую вы обычно публикуете в буклете или брошюре о компании. Укажите адрес вашего сайта, где поставщик услуг сможет получить более полное представление о вашей компании.
2. Раздел постановка проблемы должен продемонстрировать вашему адресату, что именно вас беспокоит, ответы на какие вопросы вы планируете искать, что не устраивает в сложившейся ситуации. Практика показывает, что именно этот раздел брифа неоднократно уточняется во время последующих переговоров.
3. В этом разделе вы должны дать волю своему перу. Во-первых, опишите каких изменений (целей) желает достичь организация в результате. Во-вторых, опишите наиболее актуальные и срочные задачи, которые хотите решить. Наконец, в-третьих, опишите какие продукты (решения) должны стать результатом работ.
4. Требования к участникам тендера обычно описывают критичные для вашей компании параметры организации – участника. Например, для организаций работающих с государственной тайной важно, что бы поставщиками услуг для нее были российские компании. Среди требований может быть опыт проведения аналогичных проектов, наличие отзывов предыдущих клиентов, или срок существования самой компании – провайдера. К описанию требований стоит подходит с достаточной осторожностью: ведь излишне ужесточив их вы можете столкнуться с недостаточным выбором, как по цене, так и по качеству предложений. В то же время отсутствие ограничений приведет к тому, что вам будет сложно сделать первоначальный выбор.
5. Четкое описание формы заявки на участие в тендере призвано облегчить вам последующую работу. Обрабатывать и сравнивать предложения созданные по единой схеме существенно проще, чем унифицировать собрание разномастных документов. В этом разделе компания – заказчик оговаривает те разделы, которые должны фигурировать в заявке (Предложении) от компании – участницы тендера.
6. Раздел «Критерии оценки» вызывает наибольшие разногласия при составлении документа. Действительно, говорят мне организаторы тендера, для нас важно разумное сочетание различных критериев в одном предложении. Так сказать соотношение цена / качество. Разумеется это так. Однако если какой-то из параметров является для вас критичным (цена, время проекта, отсутствие со- исполнителей, использование специфического ПО) стоит обратить на него внимание ваших поставщиков. Хотя бы для того, что они не выполняли заведомо пустую работу.
7. Сроки проведения тендера можно не выделять в отдельный раздел, но указать в брифе обязательно. Обычно указывают срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок.
3 этап. Выбор компаний – участников.
Теперь, после формирования брифа, вы можете смело приглашать к участию в тендере заинтересованные организации. Обычно, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два – три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.
Как же определить состав компаний – участников для тендера?
Существует открытый тендер, к участию в котором вы приглашаете все организации, отвечающие требованиям. Открытый тендер объявляют через специализированные СМИ, Интернет сайты или профессиональные сообщества. Такой вид проведения тендеров должны использовать, например, государственные организации.
Закрытый тендер предусматривает приглашение участников компанией-организатором. Для приглашения к участию в первом этапе, компании участницы, отбираются по значимым для организатора критериям. Например, это может быть опыт проведения подобных работ, отзывы партеров, материалы открытой прессы, сайты компаний в Интернете, участие их в рейтингах, профессиональных выставках, конференциях и пр. В этом случае, вы сами на основании ваших критериев отправляете персональное приглашение принять участие в тендере той или иной компании. Имена участников тендера не афишируются.
Теперь , объявив о начале тендера, вы с нетерпением ждете получения первоначальных заявок.
4 этап. Уточнение позиций.
На этом этапе работ, компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, будут обращаться к вам за дополнительной информацией. Уточнять ваше видение проблемы и желаемые пути ее решения. Для того, что бы окончательные предложения участников выглядели не только персонализированными, но и осмысленными, вам потребуется потратить на обсуждение некоторое количество времени. Вот тут-то вы и вспомните о разумном ограничении числа участников тендера, о котором писалось выше. В том случае, когда тендер намечен двух этапный после рассмотрения предварительной заявки, компании вышедшие во второй тур, готовят итоговые документы.
5 этап. Презентация итоговых Предложений.
В такой ответственный момент сухим документом не обойтись финалистов конкурса приглашают на встречу в компанию организатор. Именно на этой встрече, презентуя свое решение, представители провайдера и имеют возможность убедить вас в том что их решение единственно правильное.
И если работы по предыдущим этапам могли проводиться силами одного двух сотрудников соответствующего подразделения, то на итоговую презентацию приглашаются руководители тех подразделений, которые будут выступать у вас внутренними заказчиками по проекту.
6 этап. Окончательный отбор.
После проведения презентаций, и внимательного изучения полученного предложения, ответственные руководители вашей компании коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В некоторых компаниях это решение принимается на совещании, с помощью устного обсуждения и уточнения мнения внутренних заказчиков. В других более формальных случаях, создается рейтинговая таблица , где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.
7 этап. Объявление победителей.
Это, несомненно, самый приятный и волнующий этап для всех участников. К сожалению, в российской практике часто оказывается что компании, не выигравшие тендер, узнают о его завершении, когда их конкурент уже во всю работает над проектом. Согласитесь, такое поведение не украшает Заказчика. Хорошим тоном считается на общем собрании или через СМИ (при открытом тендере) или в персональном порядке (если тендер был закрытый) оповестить всех участников о завершении работ и выборе окончательного поставщика решений.
Как вы видите, работа над тендером не представляет непреодолимых проблем с точки зрения организации. Главная сложность в этом процессе кроется именно в осознании заказчиком решаемой проблемы и выборе адекватного решения. И если вы хотите найти самое экономичное решение вашей задачи, то наверное стоит говорить лишь о сравнении цен на одинаковые услуги.
Специфика тендеров в службе персонала.
Отдел персонала имеет свою специфику работы, в том числе и в организации и проведении тендеров. Как показывает практика, сегодняшние HR директора, чаще всего проводят тендеры среди организаций, предлагающих корпоративное обучение.
Однако взвесить и оценить тренера или качество учебной программы трудно на основании формальных признаков или тем более, на основе единственной презентации. В этом случае существенную роль играет субъективный фактор. В оценочных таблицах его обычно выводят в графу «личное впечатление».
С точки зрения Елены Рудавиной, директора по персоналу ФГУП Издательство «Просвещение», тендер обоснованно проводить при сочетании следующих условий:
- наличия четкого ТЗ на услугу
- наличия бюджета на проект
- сложности выбора между несколькими компаниями – провайдерами
А главной проблемой остается, то, что компании, участвующие в тендерах, склонны отказываться от объективность и стараться не столько найти точки соприкосновения с заказчиком, сколько угодить ему. Иными словами, не столько демонстрируют свои истинные возможности, сколько подстраиваются по желания заказчика. Часто это мешает реальному достижению цели.
«Думаю, схема тендера малоэффективна лишь применительно к кадровым агентствам. Во всех остальных случаях найма сторонних компаний поставщиков (кеттеринговая компанию, страховщики, специалисты по консалтингу, аниматоры и т.д.) использование тендера вполне обосновано. Кстати говоря, выбирая компанию для аутсорсинга некоторых HR функций, также можно устроить тендер. Но, одно условие остается неизменным - четкое понимание своей потребности»,- отмечает Елена Рудавина.
Источник: http://nesmeeva.narod.ru/direktor/tender.htm
| 
