|
 Все современные организации ведут электронный архив договоров. Как минимум, хранение сканов страниц договора на рабочем компьютере уже можно отнести к начальному уровню электронного архива. Ключевыми преимуществами электронного обмена файлами (вместо «хождения» бумаги по сотрудникам) являются ускорение рабочих процессов в плане поиска нужной информации и уменьшение времени на коллективную работу с договорами и контроль их исполнения.
Бумажный документооборот определяется тремя ключевыми процессами:
- Создание документа с определением ответственных лиц (согласователя или исполнителя).
- Передача (отправка) документа соответствующим сотрудникам для согласования или исполнения.
- Хранение оригинала документа.
Электронный документооборот также включает в себя три указанных выше этапа.
Определение электронного архива
В широком понимании, к электронному архиву можно отнести любое цифровое хранилище договоров и связанных документов в цифровом виде. Но более корректным будет определение электронного архива как специальной системы для хранения договоров с контролем движения (от создания «электронной карточки договора» и передачи ее на согласование и исполнение с последующим контролем и определением текущего статуса).
С каждым годом возможности электронных архивов и систем электронного документооборота будут расширяться в соответствии с законодательством. В настоящее время уже происходит процесс перевода в электронный формат кадровых отчетов ПФР, налоговой отчетности, транспортных и учетных документов (например, по НДС). В будущем будет создана законодательная база для возможности перехода на юридически значимый электронный формат для договорной, проектной и производственно-технической документации.
На первоначальном (базовом) уровне электронный архив помогает решить следующие проблемы «бумажного делопроизводства»:
- Потеря бумажных документов. Документ может потеряться еще до передачи в архив, а также при длительном хранении существуют риски ухудшения качества бумажного документа.
- Скорость поиска. Например, даже поиск одного документа трехлетней давности среди множества папок и бумаг является трудоемким процессом. Процесс усложняется если речь идет о документах по разным сотрудникам и офисам.
- Хранение бумажных документов. Количество документов существенно увеличивается с каждым годом деятельности организации. Возникает вопрос организации пространства для бумажных архивов.
- Совместная работа над документом. На практике с одним документом могут работать несколько сотрудников (согласователи или исполнители). Движение «бумажного документа» между сотрудниками существенно ниже, чем одновременный доступ к электронной копии.
- Контроль истории изменений документа. Зачастую приходится корректировать приказы и распоряжения руководителя. Контролировать историю изменений в электронном виде проще чем в бумажном виде.
- Формирование отчетов. Простой пример, как подготовить единый (консолидированный) отчет по множеству контрагентов и договоров за разные периоды ? Электронные реестры договоров формируются за несколько секунд по необходимым условиям и фильтрам.
Как выбрать программу для электронного архив
При выборе специального программного обеспечения (приложения) для формирования электронного архива (реестра) договоров рекомендуется учитывать следующие критерии:
- Сколько времени уходит на внесение сведений по договору в т.н. «электронную карточку».
- Как быстро можно осуществить поиск по общему реестру договоров с учетом различных условий поиска.
- Интерфейс программы по уровню удобства работы.
- Положительным фактором будет отсутствие требования к специальному обучению для работы с программой.
- Уровень открытости программы. Преимуществом будет функция быстрой загрузки реестров договоров и справочника контрагентов из внешних файлов и таблиц в Excel. И наоборот, выгрузка рабочх сведений из программы во внешние файлы и таблицы Excel.
- Возможность настроить (адаптировать) внешний вид программы под необходимые задачи.
- Немаловажный фактор: стоимость владения программой. Является ли лицензия бессрочной (разовый платеж) или потребуется ежегодная оплата продления лицензии или оплата технической поддержки программы.
Поэтапная организация электронного архива
Для эффективного внедрения электронного архива (в дополнение к бумажному делопроизводству) рекомендуется проанализировать следующие этапы:
1. Определение целей (назначение). Необходимо понять какие задачи будет решать система электронного архива. Например, к таким задачам могут относиться:
- Резервное хранение электронных копий бумажных договоров (включая первичные документы и деловую корреспонденцию – входящие и исходящие письма) с быстрым поиском.
- Контроль согласования договоров.
- Контроль исполнения договоров.
- Формирование различных отчетов (реестров и журналов) по определенным условиям и фильтрам.
2. Определение ответственных лиц (с разделением прав доступа) для работы с системой. К пользователям можно отнести:
- Руководство и бухгалтерия.
- Отдел закупок или тендерный отдел.
- Юристы.
- Менеджеры проектов и прочие специалисты.
3. Описание «электронной карточки договора» в соответствии со спецификой деятельности организации:
- Каким образом классифицировать (распределить) типы договоров (например, аренда, транспорт, закупка материалов и прочие критерии).
- Какие сведения (признаки и атрибуты) по договорам придется необходимо хранить.
- Какие ключевые показатели (статусы и даты) необходимо отслеживать.
- Какие файлы хранить в «электронной карточке договора». Например, это могут быть проекты договора в формате Word, быть скан подписанного договора, выставленные счета и акты, а также прочие связанные документы (Word,Excel,JPG и прочие форматы).
Любой руководитель организации заинтересован в применение специальной программы для автоматизации и облегчения работы с договорами. На данный момент времени программа для формирования реестра договоров дополняет бумажное делопроизводство. Основной целью такой программы является построение эффективного документооборота и ускорение поиска договоров по заданным критериям.
Вне зависимости от сферы деятельности и количества сотрудников, у каждой организации формируется множество различных договоров и связанных с ними документов, которые требуют контроля и учета. Можно продолжать хранить и контролировать договоры в различных папках и файлах Excel и Word. Но существует более эффективный способ – это применение специальной программы для учета договоров. Одной из таких программ является «Договор Партнер».
| 
